Kamis, 24 Desember 2009

Perbedaan cara pandang audit tradisional dan audit baru

TRADITIONAL

* Budaya saling menyalahkan
* Kami melawan mereka
* Saya temukan kesalahan Anda

BARU

* Audit yang berkesinambungan merupakan pendukung Perbaikan berkesinambungan
* Mengevaluasi ketidaksesuaian adalah umpan balik yang terbaik untuk perencanaan selanjutnya

Implementasi 5S

PENDAHULUAN

Tujuan

Tujuan utama yang melatar-belakangi implementasi program 5S ini terkait dengan 4M sumber daya manusia (4M: Manusia, Mesin, Metode, dan Material). Program 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pekerja, karena program ini terbukti efektif, dalam mengurangi biaya produksi, waktu lead time yang lebih pendek, output yang berkualitas dan mengurangi timbulnya kecelakaan dengan adanya kondisi kerja yang lebih baik.

Definisi 5S

Definisi yang luas dari 5S adalah memanfaatkan tempat kerja (yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruang) untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningkatkan disiplin kerja yang dimulai dengan S1-Ringkas-Pemilahan (Seiri), S2-Rapi-Penataan (Seiton), S3-Resik-Pembersihan (Seiso), S4-Rawat-Pemantapan (Seiketsu). S1, S2 dan S3 dimulai pada saat bersamaan yang sesuai dengan prosedur standard yang ditetapkan pada S4. Apabila karyawan telah memenuhi seluruh kegiatan tersebut di atas, maka ia telah memperoleh status S5-Rajin-Disiplin (Shitsuke) atau telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik sesuai aturan yang ditetapkan.

Prosedur Pelaksanaan Program 5S

Sebelum mengimplementasikan program 5S ini kita harus melakukan berbagai persiapan (sama seperti memulai kegiatan lainnya), jika tidak demikian berbagai masalah bisa saja muncul kemudian dalam proses implementasinya sehingga dapat menghilangkan motivasi karyawan dan menyebabkan seluruh proses terhenti. Prosedur persiapan terbagi dalam tahapan :

* Menetapkan Sasaran dan Tanggung jawab pada struktur Manajemen
* Pembagian Area Tanggungjawab
* Penyusunan Buku Pedoman
* Pembelajaran
* Persiapan Papan 5 S

Tahapan – tahapan persiapan 5 S akan dibahas di bawah ini.

Menetapkan sasaran dan tanggungjawab pada struktur Manajemen.

Dalam mengelola organisasi, sasaran untuk setiap misi harus ditetapkan oleh pemangku jabatan tertinggi dalam organisasi tersebut. Selain itu pendelegasian tanggungjawab bagi masing-masing anggota organisasi ditetapkan sejelas-jelasnya dan setepat mungkin sebagaimana terlihat dalam diagram pada lampiran 1

Peran dan tanggungjawab masing-masing fungsi:

* Administrator
o Menerbitkan Kebijakan Tahunan 5S
o Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
o Ikut serta dalam 5S Top Management Audit.
o Men-support dan mempromosikan aktivitas 5S
* Promotor
o Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada departemen-departemen yang dipimpinnya.
o Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
o Menjadi Auditor pada saat Top Management Audit.
o Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Departemen.
* Facilitator
o Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada section yang dipimpinnya.
o Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
o Ikut dalam Audit 5S Mandiri bersama ‘Small Group’ pada section-nya.
o Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Section.

* Kelompok 5 S
o Mengimplementasikan aktivitas 5S.
o Berpartisipasi pada 5S Big Cleaning di departemennya.
o Menjadi Auditor pada saat 5S Mandiri.

Pembagian area tanggungjawab.

Pembagian area tanggungjawab untuk kegiatan 5S ini berdasarkan pada struktur organisasi yang ada. Seluruh bagian organisasi akan bertanggungjawab pada suatu area tertentu dengan mempertimbangkan area kerja masing-masing departemen sampai dengan masing-masing personel. Contoh pembagian area tanggungjawab dapat dilihat pada Lampiran 2

Penyusunan buku pedoman.

Buku pedoman 5S yang disusun haruslah sesuai dan sejalan dengan bisnis yang dilakukan. Buku pedoman ini menyediakan instruksi pemecahan permasalahan di tempat kerja, juga untuk setiap masalah yang tak terprediksi sebelumnya. Berikut langkah perbaikan yang harus diambil yang bisa dijadikan referensi bagi para pengguna buku ini. Buku panduan ini akan direview setia 6 bulan dan dilakukan revisi seperlunya berdasarkan review yang dilakukan.

Pembelajaran.

Pelaksanaan pembelajaran ini terbagi di dalam tiga bagian sebagai berikut:

*
o Pelatihan – dalam hal ini diperlukan kejelasan tentang kebutuhan pelatihan bagi karyawan. Pelatihan idealnya diselesaikan sebelum Kick-Off dimulai. Sebaiknya dilakukan ‘pra-test’ dan ‘pasca-test’ bagi para karyawan, dan hasil tes tersebut harus disimpan dengan baik untuk keperluan referensi di kemudian hari.
o Kunjungan – kunjungan ke lokasi atau perusahaan lain yang sudah sukses menerapkan 5S akan amat membantu mengungkapkan ide pengimplementasian program 5S yang sesuai dengan tempat kerja masing-masing. Kepala Departemen mengatur kunjungan ini bersama para supervisor dan staffnya.
o Promosi – pada kegiatan promosi ini ada dua hal utama yang ingin dicapai, yaitu pembelajaran 5S dan upaya untuk mendorong karyawan agar mengerti arti penting dari implementasi 5S. Pencapaiannya tergantung dari keefektifan berbagai sarana yang digunakan seperti poster, spanduk, logo, baju dengan cetakan 5S, kompetisi slogan, gambar dan pameran.

5S Activity Board (Papan Informasi 5S).

Ada 3 prinsip utama dalam penyajian Papan 5S ini:

*
o
+ Penetapan tanggungjawab secara jelas.
+ Melihat progress yang sudah dicapai oleh setiap kelompok.
+ Kejelasan tentang rencana bulanan yang membuat hasil akhirnya lebih mudah terlihat.

Setiap satu kelompok 5S dipimpin oleh seorang Group Leader, di mana kinerja kelompoknya dipresentasikan dalam satu Papan 5S (5S Board). Kelompok ini melakukan ‘updating’ goal yang ditetapkan setiap bulannya, sebagai mana terindikasi pada jadwal kerja tahunan. Informasi pada Papan 5S berupa aktivitas yang dilakukan, hasil audit serta foto-foto sebelum dan setelah perbaikan.

Big Cleaning Day

Aktivitas Big Cleaning Day ini diperlukan sebagai titik awal atau titik balik implementasi 5S yang terdiri dari penerapan S1, S2 dan S3 secara bersamaan yaitu merapikan tempat kerja atau meja kerja, menyortir alat, menyapu dan membersihkan tempat kerja. Disarankan agar prosedur ini dilakukan setiap tahun atau setiap 6 bulan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Jika mungkin, selama satu hari penuh dapat dimanfaatkan untuk melakukan pembersihan dengan menghentikan semua kegiatan beban kerja normal dan menjadikannya hari yang penting bagi organisasi dengan kerja sama semua staf, mulai dari eksekutif berkedudukan tinggi sehingga staf biasa. Dalam melakukan pembersihan massal ini kita harus mencatat beberapa hal sebagai berikut:

1. Banyaknya staf yang ikut serta dalam kegiatan pembersihan (dalam rupiah).
2. Banyaknya sampah yang telah dibersihkan (dalam kg).
3. Jumlah perolehan tunai dari kelanjutan aktivitas menjual sampah (dalam Rp).
4. Jumlah uang yang digunakan dalam kegiatan Big Cleaning Day (dalam Rp).

Kick Off

Kick Off bertujuan untuk menyatakan komitmen dan janji satu sama lain antar departemen dan semua organisasi, bahwa masing-masing karyawan akan turut berpartisipasi dalam melaksanakan dan mensukseskan implementasi 5S.

KONSEP KERJA AUDITOR

Sasaran

* Memahami Peran dan Manfaat Audit dalam Penerapan 5S
* Memahami langkah-langkah penerapan 5 S di perusahaan
* Mempersiapkan Penerapan audit 5 S di perusahaan

Garis Besar

* Konsep 5S, definisi, aktivitas dan sasaran
* Langkah-langkah Audit Penerapan 5 S di perusahaan
* Alat bantu audit
* Role play

Peraturan Dasar

1. Tidak pernah menantang orang secara personal
2. Selalu mempresentasikan fakta & Pandangan yang adil
3. Menemukan apa yang salah bukan siapa yang salah
4. Menggunakan metode yang sistematis
5. Fokus pada aktivitas Audit
6. Mencari tahu pemahaman Auditee, bukan Auditor
7. Selalu mempersiapkan diri
8. Selalu membantu Auditee
9. Selalu mendefinisikan dari sasaran kegiatan Audit
10. Komunikasikan secara efektif kepada Auditee
11. Menunjukkan sumber masalah pada masalah yang ditemukan
12. Selalu menindaklanjuti permohonan tindakan korektif

JENIS AUDITOR

Auditor di Kantor Akuntan Publik (KAP)
Bertanggungjawab pada audit atas Laporan Keuangan Historis yang dipublikasikan di bursa saham

Auditor Eksternal/Auditor Independen

Auditor di kantor pemerintah (BPK)

Auditor Pajak
Mengaudit PPh WP apakah telah sesuai dengan UU
Merupakan jenis Audit Kepatuhan

Auditor Intern
Bekerja pada masing-masing perusahaan untuk melakukan audit bagi manajemen
Harus independen terhadap lini fungsi dalam suatu organisasi
Tidak independen terhadap organisasi sepanjang masih terdapat hubungan antara perusahaan dan karyawan
Sertifikasi Auditor Intern

TIPE AUDIT

Audit Operasional
Tinjauan atas bagian tertentu dari prosedur serta metode operasional organisasi tertentu
Tujuan : Mengevaluasi efesiensi serta efektivitas prosedur serta metode yang digunakan
Hasil akhir : rekomendasi

Audit Kepatuhan
Tujuan : Menentukan apakah klien (auditee) telah mengikuti prosedur, tata cara, serta peraturan yang dibuat oleh otoritas yang lebih tinggi

Audit atas Laporan Keuangan
Untuk menentukan apakah seluruh laporan keuangan (informasi yang diuji) telah sesuai dengan kriteria tertentu (PSAK)

PERBEDAAN antara AUDITING dan AKUNTANSI

Akuntansi bersifat Konstruktif

Auditing bersifat Analitis

KEBUTUHAN EKONOMIS akan AUDITING

Penyebab Resiko Informasi

Kecenderungan : Pembuat keputusan menerima informasi yang tidak dapat dipercaya

Jauhnya sumber informasi

Bias dan motif penyedia informasi

Jumlah data yang sangat besar

Transaksi pertukaran yang kompleks

Pengurangan Resiko Informasi

Resiko informasi dihadapi dengan membiarkannya tetap pada tingkat yang relatif tinggi

Pengguna informasi menguji informasi yang diperolehnya

Pengguna informasi berbagi resiko informasi dengan manajemen

Laporan keuangan yang diaudit telah tersedia

JASA ASSURANCE LAINNYA

Jasa Assurance pada Teknologi Informasi

Jasa WebTrust Akuntan Publik

Jasa menilai keterpercayaan sistem informasi (SysTrust)

Contoh Jasa WebTrust

Jasa Assurance pada Jenis Informasi lainnya

Jasa Non Assurance yang Disediakan oleh Akuntan Publik

PELAYANAN ASSURANCE (Pelayanan Verifikasi)

Pelayanan atau jasa profesional independen yang dapat meningkatkan kualitas informasi bagi para pembuat keputusan


Audit atas Laporan Keuangan Historis

Jasa atestasi dimana auditor menerbitkan laporan tertulis tentang opini apakah laporan keuangan telah disusun berdasarkan PABU

Tinjauan atas Laporan Keuangan Historis

Jasa tinjauan (review) laporan keuangan dengan keandalan yang menengah dan bukti tidak terlalu banyak

Jasa Atestasi Lainnya

Jasa bagi pengguna informasi keuangan perusahaan untuk mencari keandalan laporan keuangan historis

PELAYANAN ASSURANCE (Pelayanan Verifikasi)

Pelayanan atau jasa profesional independen yang dapat meningkatkan kualitas informasi bagi para pembuat keputusan


Audit atas Laporan Keuangan Historis

Jasa atestasi dimana auditor menerbitkan laporan tertulis tentang opini apakah laporan keuangan telah disusun berdasarkan PABU

Tinjauan atas Laporan Keuangan Historis

Jasa tinjauan (review) laporan keuangan dengan keandalan yang menengah dan bukti tidak terlalu banyak

Jasa Atestasi Lainnya

Jasa bagi pengguna informasi keuangan perusahaan untuk mencari keandalan laporan keuangan historis

KEBUTUHAN AKAN JASA AUDIT DAN PELAYANAN VERIFIKASI

Auditor adalah rekan bisnis strategis serta bernilai karena pengetahuan teknis mereka dan independensi dalam memberikan keandalan, seperti juga kompetensi dan pengalaman mereka dalam membantu perusahaan memperbaiki operasional.

Auditor membuat dan membantu mengimplementasikan rekomendasi yang memperbaiki keuntungan dengan memperkuat pendapatan atau mengurangi biaya termasuk pengurangan kesalahan dan penipuan, dan dengan memperbaiki kontrol operasional

Rabu, 23 Desember 2009

KARAKTERISTIK AUDITING


Definisi Auditing :Pengumpulan serta pengevaluasian bukti atas informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Dilaksanakan oleh orang yang kompeten dan independen

-Informasi dan Kriteria yang telah Ditetapkan

-Pengumpulan serta Pengevaluasian Bukti

-Seseorang yang Kompeten dan Independen

-Pelaporan :

Tahap terakhir dari proses audit

Komunikasi atas temuan auditor kepada para pengguna informasi